برنامه ریزی چیست؟ چرا اهمیّت دارد؟ اصول آن کدامند؟ لوازم آن چیست؟
یکی از تفاوتهای اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی میکند و انسان در سه زمان: گذشته، حال و آینده. گذشته محمل تجارب است، حال منزلگاه تصمیمگیری است، و آینده سکوی رشد و ارتقاء. انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، دست به برنامه ریزی زمان حال میزند و آینده را رقم میزند.
متخصصان برنامه ریزی میگویند: نگرش انسان نسبت به آینده باید از زاویه سه افق صورت گیرد: افق باز؛ افق دور و افق روشن.
افق باز: افق باز ضامن مانورِ فکری آدمی نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشههای محدود و برنامههای جزئی نگری است. هر انسانی که از افق باز بهرهمند است، در برابر معادلات زندگی، به صورت خطی نمیاندیشد؛ بلکه نگرش او حالت شبکهای و گسترده دارد و راهحلهای مختلف را فقط از زاویه یک راه نمیبیند و به اصطلاح پژوهشگران، به ورطه تک سبب بینی نمیافتد، لذا راههای مختلف را آزمایش میکند. افق باز روش مؤثری در نگرش است و در همه فعالیتهای هدفمند به کار میآید...
افق دور: یکی از خصلتهای ممتاز انسان، خصلت دور اندیشی (Proridence) است. افق دور در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است و تصمیمات آتی را رقم میزند. افراد دور اندیش در مقایسه با دیگران، تصویری شفافتر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رویدادها و اتّفاقات دارند.
افق روشن: بهره مندی انسان از زاویه روشن و کم ابهام، با استفاده از دو افق قبلی میسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افقِ روشن، میوه انسان در اصل برنامه ریزی بهینه و کارآمد برای آینده در حال اتّفاق است.
محصول این سه افق، بحث شناخت (Recognition) است. بنابراین سه افق، اساس برنامه ریزی عبارت است از:
1. خودشناسی.
2. جهت بخشی فعالیتها.
3. بهبود کیفیت زندگی در ظرف زمان.
تا شناخت موجود نباشد، ضمانتی برای آینده وجود ندارد.
میتوان آینده را به زمان حال منتقل نمود، یعنی میتوان زمینه ساختن پلههای آینده را در زمان حال بررسی نمود و آنها را شکل داد. تعداد بسیار اندکی از مردم وقت کافی در اختیار دارند. همه از کمبود وقت مینالند. طبق تخمینها و برآوردهای انجام شده، حدود 30 الی 40 درصد توان انسانها به کار گرفته میشود و محاسبات نشان میدهد که افراد 60% از زندگی کاری خود را هدر میدهند. بیشتر وقتها، انرژیها، تواناییها و استعدادها به هدر میروند، چون شناخت کافی وجود ندارد، هدفها روشن نیست و برنامه ریزیها و اولویت گذاریها دقیق نمیباشد.
عمر ما محدود است. ما یکبار فرصت زندگی کردن داریم. امروزه طبق محاسبات انجام شده، یک انسان با امید به زندگی طولانی، حداکثر 200/000 ساعت از زمان را، به عنوان وقت قابل استفاده، در اختیار دارد.
استفاده از سرمایه عمر: استفاده بهینه و بهتر از «زمانِ» محدود و ارزشمند، تنها از طریق برنامه ریزی و «مدیریت زمان» که هوشیارانه، مستمر و پایدار تدوین شده باشد، فراهم میشود. مدیریت زمان که در واقع، همان برنامه ریزی است، به معنای تسلط و کنترل بر فرصتها و جهت دادن به فعالیتهاست.
برنامه ریزی فرصتها: برای طراحی برنامه مناسب جهت استفاده از فرصتها، لازم است که هر فرد شبانه روز خود را به سه بخش تقسیم نماید:
بخش اول: صبح تا ظهر
بخش دوم: بعد از ظهر
بخش سوم: شب
باید هر کدام از این بخشها را دو قسمت کرد و هر قسمت را به فعالیتهای دو ساعته تقسیم کرد. بهتر است فعالیتهای علمی، اجرایی، شغلی و تفریحی خود را در قالب این زمانها تعریف کنیم و هر قسمت را بین یک الی یکونیم ساعت و حداکثر تمام شش قسمت را در 9 ساعت تقسیم نماییم. افراد شاغل یا در حال تحصیل ممکن است کل صبح یا بعد از ظهر یا صبح و بخشی از بعد از ظهر را به شغل و تحصیل خود اختصاص دهند. آنها روی وقت باقیمانده میتوانند برنامه ریزی نمایند.
با این تقسیم بندی، در هر هفته ما میتوانیم 42 قالب زمان را احیاء کنیم و فعالیتهای خود را در قالب آن تعریف کنیم و اگر این قالبها یک ساعتی باشند، باز هم در هر شبانه روز 18 ساعت از 24 ساعت آزاد خواهد ماند؛ یعنی با احتساب اینکه 2 ساعت صبح، 2 ساعت عصر و 2 ساعت شب را برای فعالیتهای علمی، پژوهشی و... خارج کرده باشیم، باقیمانده هر روز 18 ساعت و در هفته 126 ساعت آزاد خواهد ماند. لذا میبینیم که در هفته، چقدر ما زمان را قربانی و فدا کردهایم. و این یعنی ذبح زمان! یعنی نابودی فرصتها؟
سرمایه عمر آسان به کف نیامده است، که آسان از دست رود. برنامه ریزی کمک میکند که به فعالیتهای خویش، نظام یافته بنگریم و این نکته را مد نظر داشته باشیم که: «زمان در عصر ما، ساعتها و روزها و هفتهها نیست؛ بلکه زمان، با دقیقه و ثانیه و لحظه مورد بحث و بررسی قرار گرفته و فعالیتها در قالب آن تعریف میشوند».
یک جوانِ پشت کنکوریِ رشته ریاضی سؤالهای متعددی از من پرسید. از او سؤال کردم: چند وقت دیگر به کنکور باقیمانده است؟ او پاسخ داد: 75 روز، یعنی 1700 ساعت که با ساعتهای باقیمانده امروز تا شب که 11 ساعت است، میشود 1711 ساعت.
ضمن تشویق، به نگرش او آفرین گفتم و اضافه کردم: انشاءا... از این به بعد، زمان را در قالب دقیقه و ثانیه ببین و بنگر چه فرصتهاییداری و چه فرصتهایی را هر روز ما از بین میبریم.
باید در «امروز»، فرداها را دید و ماههای بعد را به تصویر کشید، حتّی سال آینده را در قالب زمان حال به تماشا نشست. بعد از شهادت آیت ا... دکتر بهشتی، که به وقت تقویم ایشان نگریستند، فهمیدند که او برنامه ریزی خود را تا 6 ماه آینده ترسیم کرده بود .
برنامه ریزی فرآیندی برای رسیدن به اهداف است
بسته به فعالیتها، هر برنامه می تواند که بلند مدت، میان مدت یا کوتاه مدت باشد. برای مدیرانی که در
جستجوی حمایتهای بیرونی هستند، برنامه ریزی، مهمترین و کلیدیترین سند برای رشد است.برنامه ریزی
می تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصتهای پنهان بازی کند. برنامه ریزی
به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و
آنجایی که می خواهیم برویم. برنامه ریزی به آینده می نگرد...
برنامهریزی یا طرحریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامهریزی تعاریف
متعددی ارائه کردهاند که برخی از آنها از این قرار است:
1.تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
2.تصمیمگیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
3.تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
4.طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوهای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
برنامه ریزی، نوعی پدیده عینی اجتماعی است و خصوصیت های ویژه خود را دارد در عین حال، یک رویداد
منحصر به فرد نیست که دارای یک ابتدا و انتهای مشخص باشد بلکه یک فرآیند مستمر و دائمی و منعکس کننده
تغییرات و در صدد رسیدن به اهداف است. در سازمان های پیچیده امروزی، بدون برنامه ریزی های دقیق،
امکان ادامه حیات نیست و برنامه ریزی، مستلزم آگاهی از فرصت ها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجهه
با آنها است
مدیران، برنامه ریزی و تصمیم گیری تصمیم گیری، رکن اساسی تمام وظایف مدیریتی و در عین حال، مبنای
برنامه ریزی است چرا که نمی توان گفت برنامه ای وجود دارد مگر اینکه تصمیمی اتخاذ شده باشد. به
عبارت بهتر، تصمیم گیری، هسته مرکزی مدیریت است که در تمامی وظایف دیگر، نموددارد، به همین دلیل
برخی (مانند هربرت سایمون) مدیریت و تصمیم گیری را دو واژه مترادف می دانند!
به جرأت می توان گفت برنامه ریزی و تصمیم گیری، برای نیل به اهداف سازمان مکمل اند اما نوع اتخاذ تصمیم
نیز نقش به سزایی ایفا می کند با وجودی که تصمیم گیری به کلیه وظایف مدیریتی مربوط می شود، اما اساس
برنامه ریزی به شمار می آیزیرا نمی توان گفت برنامه ای وجود دارد بدون اینکه تصمیمی گرفته شده باشد.
از این رو، تصمیم گیری از ارکان اساسی فعالیت های مدیریتی به شمار می رود چرا که هر مدیری برای اجرای
هریک از وظایف خود، همواره با مواردی مواجه می شود که نیاز به تصمیم گیری دارد.
برنامه ریزی به عنوان وظیفه مدیران برنامه ریزی از وظایف بسیار مهم مدیران است و با سایر وظایف آنها
ارتباطی تنگاتنگ دارد. اگر نگرش مبتنی بر برنامه ریزی در سراسر زندگی فردی و سازمانی تسری یابد،
نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل و تفکر آینده نگر و عزم راسخ بر استمرار آن ایجاد می شود. به نوعی،
تحقق اهداف فردی و سازمانی، مستلزم برنامه ریزی است. نیاز به برنامه ریزی از آنجا است که همه
سازمان ها با فعالیت در محیطی پویا، مترصد آن هستند که منابع محدودشان را برای رفع نیازهای متنوع و
فزاینده خود صرف نمایند و این پویایی محیط و وجود تلاطم و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، بر
ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید.
با پذیرفتن اصول پنج گانه مدیریتی، و مبنای برنامه ریزی برای این اصول، به این اجماع نظر می رسیم که
برنامه ریزی، فرایندی است دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی
هماهنگ از تصمیم هاکه در این فرایندی، مراحل مشخص و بهم پیوستهای برای تولید یک خروجی منسجم در قالب
سیستمی هماهنگ از تصمیم ها وجود دارد. طی این فرآیند، به پیش بینی و تدوین فعالیت هایی پرداخته می شود
که باید در جهت نیل به اهداف سازمانی صورت گیرد. به عبارت بهتر در فرآیند برنامه ریزی، به: کی؟
کجا؟ کِی؟ چه چیزی؟ چرا؟ چگونه؟ پرداخته می شود و پاسخ به این پرسش ها به انتخاب مأموریت ها، هدف
ها و اقداماتی برای نیل به آنها می انجامد که مستلزم تصمیم گیری و انتخاب از میان راه های مختلف است.
برنامه ریزی می تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت های پنهان بازی کند.
برنامه ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می کند. آن پلی است بین آنجایی که
هستیم و آنجایی که می خواهیم برویم. برنامه ریزی به آینده می نگرد.
تعریف برنامه ریزی نگاهی به واژه نامه های عمومی و تخصصی، کافی است تا تعاریفی از این دسته را پیش
روی ما قرار دهد. اغلب واژه نامه های عمومی برنامه ریزی را کار یا فعالیت برنامه ریز؛ شکل گیری برنامه
ها؛ ساخت یا ترسیم یک طرح یا نمودار؛ کشیدن طرح، طراحی، تدبیر کردن دانسته اند واژه نامه های تخصصی
نیز آن را، شیوه و فرایند سیستماتیک و گام به گامی دانسته اند که به تعریف، ایجاد و ترسیم فعالیت های ممکنی
می پردازد که با نیازها، علایق و مشکلات موجود یا آینده مطابقت داشته باشند
به عبارت دیگر، برنامه ریزی عبارت است از فرآیندهای مورد نیاز جهت ایجاد و تعریف اهداف و انجام فعالیت
های مورد نیاز جهت رسیدن به اهداف مطابق با زمان بندی است.
متخصصین، برنامه ریزی را با توجه به حوزه ی فعالیت خود تعریف نموده اند. این واژه، در زمینه علوم و
فنون بیشتر با واژه طراحی (designing) عجین شده. هر چند که:این برداشت تقلیل
گرایانه و البته این واژه در متون مدیریتی جایگاهی ندارد!
مزایای برنامه ریزی برخی از مزایای برنامه ریزی عبارتند از:
1.افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان
2.ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم ها
3.صرفه اقتصادی
4.انطباق با شرایط متغیر محیطی
5.استفاده صحیح از منابع
6.فراهم شدن ابزارهای کنترل
7.امکان سنجش میزان پیشرفت
8.آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
9.تقویت کار گروهی
چالش های برنامه ریزی چالش های عمده برنامه ریزی از دید برخی منتقدان این امر عبارتند از:
2.حوادث غیر منتظره ای که می تواند تمام پیش بینی ها را نقش بر آب کند!
3.تغییر رویه هایی که ممکن است مقاومت ایجاد نماید.
4.صرف هزینه و وقت.
5.محدودیت های کوتاه مدت و مقطعی.
تصمیم گیری واژه تصمیم در لغت به معنای عزم و اراده به انجام کاری است و از دید علم مدیریت، به معنای
انتخاب یک راه از راه های مختلف و در حقیقت، انتخاب بهترین راه برای نیل به اهداف است. تصمیم گیری،
بیش از آنکه کاری ساده باشد، فرایندی مرحله دار است.
گونه شناسی تصمیم گیری گونه های مختلفی از تصمیم گیری را از دیدگاه های مختلف می توان شناسایی نمود.
برخی از این گو نه ها عبارتند از:
1.تصمیم گیری به اعتبار برنامه (برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده)
2.تصمیم گیری به اعتبار میزان اطلاعات
3.تصمیم گیری به اعتبار تصمیم گیرنده (فردی و گروهی)
4.تصمیم گیری به اعتبار درجه استقلال
5.تصمیم گیری به اعتبار میزان ساختار یافتگی
6.سایر موارد
مراحل تصمیم گیری [ویرایش]برآیند نسبتاً کلی از مراحلی که برای فرآیند تصمیم گیری در متون مختلف طرح
شده است را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:
1.اطمینان از وجود نیاز به تصمیم
2.تعیین معیارهای تصمیم گیری
3.تشخیص میزان اهمیت معیارها
4.کشف راه حل ها
5.ارزیابی راه حل ها
6.انتخاب بهترین راه حل